Seperti halnya penggunaan software perkantoran lainnya, semisal software absensi online, penggunaan software untuk payroll alias payroll secara online akan sangat menguntungkan perusahaan. Cepat dan praktis, software tersebut juga membuat pengumpulan semua data yang berkaitan dengan penggajian jadi lebih mudah bagi personel bagian personalia atau HR.
Pengelolaan payroll secara in-house atau manual barangkali masih dipilih oleh beberapa perusahaan yang ukurannya lebih kecil dan punya sedikit karyawan. Akan tetapi, coba bayangkan jika perusahaan dengan total karyawan yang mencapai ratusan atau bahkan ribuan masih harus menggunakan metode penggajian manual!
Pasti repot, makan banyak waktu dan biaya, serta lamban, bukan? Dan besar kemungkinan terjadi kekeliruan yang bisa mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji, yang pasti merugikan baik karyawan maupun perusahaan.
Nah, apabila bisnis Anda saat ini tengah mempertimbangkan untuk beralih ke software sistem payroll, berikut ini adalah beberapa keuntungan utama yang perlu dipertimbangkan dan dapat dirasakan dengan perubahan sistem tersebut. Selamat membaca dan semoga bermanfaat!
Software Payroll Mampu Meningkatkan Efisiensi
Ketika Anda masih menggunakan sistem payroll secara manual, ada banyak proses yang perlu dikerjakan setidaknya oleh satu orang. Contohnya pemindahan data, perhitungan jam kerja, pajak dan tunjangan, absensi, pembuatan formulir pajak, kas bon, dan pembuatan daftar transfer. Untuk payroll satu karyawan saja, bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya! Kemudian, kalikan dengan total jumlah seluruh karyawan, plus waktu yang dihabiskan untuk koreksi jika terjadi kesalahan. Sebab, resiko human error pasti selalu ada.
Jika jumlah karyawannya sedikit, bahkan hanya belasan, cara manual seperti itu barangkali masih bisa diandalkan. Akan tetapi, lain cerita untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang lebih banyak, yang artinya semua proses tersebut jelas akan memakan terlalu banyak waktu.
Nah, dengan menggunakan software online untuk proses persiapan payroll, semua proses tersebut dapat dirangkum dengan mudah. Biasanya, Anda hanya perlu mengklik beberapa kali saja untuk membuat persetujuan, atau bahkan tak perlu melakukan apa-apa karena sistem akan menjalankannya secara otomatis! Jadi, bayangkan saja berapa banyak waktu yang bisa dihemat!
Untuk Memperbaiki Manajemen Karyawan
Karena banyak tugas dari proses persiapan payroll secara manual yang bisa ditekan waktunya dengan penggunaan payroll software Indonesia, maka ada lebih banyak waktu yang dimiliki perusahaan untuk bisa dialokasikan ke proses bisnis yang lainnya.
Dengan begitu, pegawai bagian personalia pun bisa memanfaatkan waktu tersebut untuk melakukan pekerjaan lain yang tak kalah mendesak. Akhirnya, produktivitas karyawan meningkat, pun halnya dengan produktivitas perusahaan secara keseluruhan! Di samping itu, proses persiapan payroll yang jadi jauh lebih ringkas ini dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dengan menghapus posisi atau pekerjaan yang tak lagi produktif.
Menekan Risiko Terjadinya Kesalahan
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, faktor human error adalah risiko yang dijamin selalu ada dalam sistem yang masih bersifat manual. Karena itu, hampir selalu dipastikan kalau ada banyak waktu yang dihabiskan dalam menjalankan suatu tugas secara manual, karena ada waktu yang dibuang untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Padahal, kesalahan yang terjadi bisa mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji yang mengganggu karyawan dan berdampak negatif pada perusahaan, seperti mogok kerja dan penurunan produktivitas.
Nah, dengan software payroll, perusahaan pun bukan hanya bisa meringkas dan mempercepat proses persiapan payroll, tapi juga meningkatkan akurasinya. Karena data yang terintegrasi di dalam sebuah sistem dan saling terhubung, maka pengecekan tak perlu dilakukan sama sekali. Kalaupun dibutuhkan, perusahaan hanya perlu mengklik beberapa kali untuk pengecekan. Kesalahan dalam rekapitulasi secara manual pun bisa dihapus sepenuhnya.
Memberikan Akses bagi Karyawan untuk Meng-update Data Gaji Terbaru
Dengan software online payroll, maka karyawan biasanya diberi akses dan izin oleh perusahaan untuk mengecek data gaji terbaru. Bukan hanya itu, ada beberapa software yang juga memberikan akses untuk sejarah gaji selama kurun waktu tertentu.
Dan karena menggunakan software, maka pengecekan pun bisa dilakukan dengan sangat mudah lewat smartphone atau perangkat mobile lain yang terhubung ke internet. Transparansi dan kemudahan akses ini tentu dapat mendorong peningkatan kepuasan karyawan dan menghemat waktu perusahaan, terutama departemen HR atau personalia. (Baca juga : Jenis Payroll dan Keuntungan Menggunakan Payroll Online )
Meningkatkan Kepatuhan Perusahaan Terhadap Regulasi Penggajian
Dalam mempersiapkan gaji karyawan, perusahaan tidak bisa sekadar memberikan uang kepada karyawan yang bersangkutan. Hal ini dikarenakan adanya berbagai regulasi penting yang wajib dipatuhi perusahaan, seperti gaji, tunjangan, atau asuransi tenaga kerja. Lalai sedikit saja, perusahaan pun dapat terkena dampak negatif karena dianggap melanggar peraturan, termasuk jika terlambat mengadopsi peraturan terbaru.
Risiko demikian dapat diminimalisir dan bahkan dihapus seluruhnya dengan penggunaan software online payroll. Akan tetapi, Anda juga perlu mencermati bahwa software payroll memang sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku, atau bahkan peraturan yang terbaru. Sebab, dengan begitu maka proses persiapan payroll pun bisa dijalankan sesuai dengan peraturan yang berlaku tersebut.
Meningkatkan Efisiensi Biaya
Anda barangkali masih beranggapan bahwa penggunaan software payroll tidak ekonomis karena Anda harus mengeluarkan biaya tertentu untuk mendapatkan dan menggunakan layanan software tersebut. Akan tetapi, biaya untuk software masih jauh lebih kecil jika dibandingkan dengan biaya atau bahkan kerugian yang harus ditanggung karena inefisiensi yang timbul lantaran penggunaan sistem payroll manual yang repot dan membuang banyak waktu.
Jadi, tingkatkan produktivitas perusahaan dengan pemanfaatan teknologi software online payroll, seperti yang ditawarkan oleh Talenta by Mekari! Dengan harga terjangkau, sistem terintegrasi, dan kemudahan dalam penggunaan, perusahaan Anda pun bisa melangkah lebih dekat menuju kesuksesan!