Berita

Apa Itu Manajemen Gudang dan Apa Perannya Untuk Perusahaan

Summary

Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah tindakan mengatur dan mengontrol seluruh elemen yang ada di gudang dan memastikan semuanya berjalan secara optimal. Ini mencakup mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengontrolan inventaris, pemeliharaan peralatan, pengecekan barang yang masuk dan keluar, […]

Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah tindakan mengatur dan mengontrol seluruh elemen yang ada di gudang dan memastikan semuanya berjalan secara optimal. Ini mencakup mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengontrolan inventaris, pemeliharaan peralatan, pengecekan barang yang masuk dan keluar, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang, hingga penggunaan sistem manajemen gudang otomatis.

Manajemen pergudangan memang melibatkan proses yang begitu banyak dan terkesan sangat kompleks. Tetapi, kali ini kami akan membantu Anda memahami aspek-aspek dan tips pengelolaan gudang secara detail, namun lebih sederhana.

1. Memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat

Memastikan penyimpanan stok yang memadai di gudang terdekat berdasarkan permintaan terencana atau mendadak dalam jumlah banyak dapat dipenuhi dengan mengambil inventori dari beberapa gudang. Penyatuan stok juga bisa dilakukan untuk tujuan seperti drop shipping dan stock cross-docking.

2. Menentukan lokasi dan ketersediaan stok secara otomatis

Tata letak gudang menentukan seberapa cepat dan akurat barang diambil dan dikirim. Manajemen guudang memastikan stok barang sesuai dimensi, bentuk, dan ruang penyimpanan untuk mengelola penyimpanannya dengan lebih baik.

3. Menentukan tingkat inventori dan melakukan re-order secara tepat waktu

Salah satu kesulitan dalam pengelolaan multi gudang yakni menentukan kapan harus re-order. Ini disebaban oleh stok yang tersebar di berbagai lokasi. Manajemen Gudang dapat terus memantau jumlah persediaan stok sehingga manajer bisa langsung menghubungi pemasok bila persediannya berkurang.

Pentingnya Aktivitas Manajemen Gudang Untuk Kemajuan Perusahaan

1. Mengurangi Resiko Kerugian

Dengan adanya manajemen gudang yang baik, maka Anda turut mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa depan. Risiko kerugian yang dimaksud ialah seperti kerusakan barang yang disimpan terlalu lama hingga pengurangan biaya logistik. Gudang yang notabenenya sebagai tempat transit, distribusi dan terminal konsolidasi, bisa dimanfaatkan dengan baik sesuai fungsinya jika manajemen gudang dilakukan dengan benar.

2. Dapat Menyajikan Informasi Stok Secara Real Time

Mendorong penyajian informasi stok secara real time. Anda bisa mengetahui jumlah stok, berapa stok yang mengalami kerusakan dan berapa jumlah unit yang masih dalam proses hingga yang sudah jadi. Anda mampu memperhitungkan biaya lebih mendetail dan sesuai dengan data di lapangan. Hal ini tentu memudahkan Anda dalam menyusun dan membaca laporan terkait.

3. Sebagai Bahan Pertimbangan Dalam Mengambil Kebijakan Perusahaan

Informasi terkait gudang juga diperlukan untuk mengambil kebijakan dalam perusahaan khususnya dalam hal produksi dan logistik. Informasi gudang dibutuhkan untuk menetapkan harga pokok penjualan yang nantinya digunakan untuk memperhitungkan untung rugi yang diperoleh perusahaan. Data gudang juga diperlukan sebagai pembanding dengan data sebelumnya demi mengambil kebijakan perusahaan yang tepat.

4. Mengurangi Kecurangan yang Mungkin Terjadi

Manajemen gudang juga diperlukan untuk mengidentifikasi kecurangan dan kelalaian yang mungkin terjadi pada perusahaan. Manajemen gudang bisa dijadikan sebagai bentuk pengawasan, kontroling dan perencanaan persediaan barang yang ada.

 

10 Tips Menjalankan Sistem Manajemen Gudang

1. Membuat Data Akurat

Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah membuat data yang akurat. Hal ini karena data gudang terdiri dari data pembelian, stok barang, dan juga penjualan. Ada baiknya Anda mengetahui data penjualan periode yang lalu, data penjualan saat ini, serta target pemasaran dan forecast penjualan periode berikutnya. Data yang akurat diperlukan untuk menentukan forecast penjualan dan untuk mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.

2. Membuat Forecast Persediaan

Memiliki item yang mencapai jumlah hingga ratusan ribu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Membuat forecast persediaan stok barang tidak mudah karena Anda harus mengecek alur stok barang. Namun, jika Anda tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik, Anda akan memiliki risiko kehilangan stok barang baik dalam jumlah kecil hingga jumlah besar.

3. Lakukan Pengecekan

Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah melakukan pengecekan kembali sebelum memasukan barang ke gudang. Pengecekan kembali bisa perusahaan lakukan sebelum memberikan kode agar perusahaan dapat mengecek ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam stok gudang.

Pengecekan ini juga bisa membantu perusahaan untuk mengetahui barang mana yang memiliki kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya di gudang atau warehouse. Untuk barang yang sudah teridentifikasi mengalami kecacatan, Anda dapat mengumpulkannya ke dalam suatu tempat dan berikan tanda khusus.

4. Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru

Ketika Anda mencampur stok barang lama dan baru di satu tempat, baik dengan disengaja atau tidak hanya akan membuat Anda bingung dalam pemasukan dan pengecekan data stok barang. Memisahan stok barang lama dan baru berguna juga untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang sudah terjual ataupun yang belum terjual.

5. Jadwal Persediaan Barang

Perusahaan bisa membuat jadwal pembelian kepada supplier untuk memudahkan perusahaan dalam mengerjakan forecast. Selanjutnya, perusahaan juga bisa membuat jadwal penerimaan dan pengiriman barang.

6. Mengatur Tata Letak Gudang

Pertama perusahaan harus mengetahui karakter stok barang, kemudian perusahaan dapat mengatur tata letak gudang. Hal ini juga penting untuk perusahaan yang bergerak dibidang bisnis ritel yang beberapa barangnya memiliki masa kadaluarsa.

7. Memiliki Gudang Penyimpanan

Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok Anda tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih cukup kecil, sebaiknya Anda sudah mempersiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok tersebut.

8. Memberikan Kode di Setiap Barang Anda

Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak bingung ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka Anda sebagai penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan.

9. Melakukan Pencatatan secara Rutin

Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda bisa melakukan stok opname secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang

10. Gunakan Software Kelola Stok

Pengelolaan barang tidak bisa dianggap sepele. Apalagi di era yang super canggih seperti saat ini dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dirancanglah software  yang mampu mengontrol persediaan gudang yang dimiliki. Penggunaan software kelola stok juga mengurangi risiko human error saat meng-input data maupun pengawasan. Selain itu software kelola stok juga mampu memberikan informasi yang real time dan lebih cepat dalam menyajikan laporan.

Melihat fungsi-fungsi gudang di atas tentu Anda paham kenapa manajemen gudang menjadi salah satu aspek penting dalam menjalankan usaha. Gudang sebenarnya bukanlah urusan stok belaka, namun juga bisa merambat ke manajemen lain seperti manajemen produksi dan manajemen keuangan.

Kontrol Stok dan Manajemen Gudang dari Rumah

Untuk mempermudah bisnis Anda, akan lebih baik untuk mempertimbangkan menggunakan software akuntansi online yang bisa diakses secara realtime. Fitur lengkap yang dimililki software akuntansi online, Jurnal by Mekari membantu mengatasi manajemen keuangan, pengontrolan stok, dan pemantauan hutang dan piutang. Untuk info lebih lanjut dapat mengunjungi websitenya berikut ini https://www.jurnal.id/id/aplikasi-gudang/